Bezpieczeństwo i przetwarzanie danych

Jakie dane przechowujemy

Żeby pokazać Ci pocztę i pozwolić na nią odpowiadać, przechowujemy:

• Treść wiadomości pobranych z Twojego serwera: nagłówki, tekst, wersję HTML i załączniki.
• Strukturę skrzynki: foldery, wątki, etykiety, oznaczenia przeczytania i szkice.
• Adresy osób, z którymi korespondujesz — do podpowiedzi przy tworzeniu wiadomości.
• Poświadczenia do Twoich serwerów pocztowych: nazwę użytkownika i hasło albo token OAuth.
• Dziennik synchronizacji i dziennik czynności użytkowników (kto, kiedy, co zrobił).
• Indeks wyszukiwania zawierający temat, nadawcę, odbiorców i tekst wiadomości.

Nie przechowujemy zawartości Twoich wiadomości poza opisanymi tu miejscami i nie wykorzystujemy jej do trenowania modeli ani do reklam.

Gdzie są poświadczenia i jak są chronione

System składa się z dwóch części: aplikacji webowej, którą widzisz, oraz osobnej usługi pocztowej, która łączy się z serwerami. Hasła i tokeny są zapisane wyłącznie w bazie usługi pocztowej i zaszyfrowane algorytmem AES-256-GCM. Klucz szyfrujący leży w konfiguracji tej usługi, poza bazą danych.

Odszyfrować je może wyłącznie proces usługi pocztowej, w chwili łączenia się z Twoim serwerem. Aplikacja webowa nigdy nie otrzymuje hasła — także wtedy, gdy edytujesz ustawienia skrzynki. W formularzach pole hasła jest zawsze puste, a odpowiedzi interfejsu zawierają jedynie informację, czy hasło jest ustawione.

Hasła nie trafiają do dzienników. Komunikaty błędów serwerów pocztowych są przed zapisem czyszczone z ciągów wyglądających na dane logowania.

Kto i co ma dostęp do treści wiadomości

• Usługa pocztowa — pobiera wiadomości z Twojego serwera i wysyła je w Twoim imieniu.
• Aplikacja webowa — pobiera treść z usługi pocztowej, żeby wyświetlić ją w Twojej przeglądarce.
• Silnik wyszukiwania — przechowuje temat, nadawcę, odbiorców i tekst wiadomości, żeby dało się je znaleźć.
• Administratorzy operatora usługi — mają techniczny dostęp do serwerów, na których te dane leżą. Dostęp jest ograniczony do czynności utrzymaniowych i podlega dziennikowi.

Dane każdej organizacji są odseparowane. Każde zapytanie o wiadomość, wątek, skrzynkę czy załącznik jest sprawdzane pod kątem przynależności do organizacji użytkownika; brak dopasowania kończy się odmową, a nie pustym wynikiem. Zachowanie to jest objęte testami automatycznymi.

Gdzie przetwarzamy dane

Kraj

Deutschland (DE)

Dostawca infrastruktury

Contabo GmbH

Region

Karlsruhe

Podprzetwarzający

Podmioty, które mogą zetknąć się z danymi w związku ze świadczeniem usługi:

Przechowywanie i usuwanie

Wiadomości przechowujemy tak długo, jak długo skrzynka jest podłączona. Odłączenie skrzynki albo usunięcie organizacji uruchamia usunięcie danych opisane niżej.

• Żądanie usunięcia realizujemy natychmiast w systemach produkcyjnych, a w kopiach zapasowych w ciągu 30 dni.
• Kopie zapasowe przechowujemy przez 30 dni. Usunięte dane znikają z kopii najpóźniej po tym czasie.
• Dziennik synchronizacji i dziennik czynności przechowujemy przez 90 dni.

Jak odłączyć skrzynkę i usunąć dane

W ustawieniach skrzynki wybierasz „Odłącz". Pytamy wtedy wprost, co zrobić z pocztą, która została już pobrana: zachować ją do odczytu, czy usunąć razem z dostępem. W obu przypadkach kasujemy wszystkie poświadczenia i przestajemy łączyć się z Twoim serwerem.

Usunięcie całej organizacji kasuje skrzynki, wiadomości, załączniki, indeks wyszukiwania i wszystkie ustawienia. Zanim to zrobisz, proponujemy pełny eksport.

Pełny eksport pobierzesz w dowolnej chwili, na każdym planie — także po przekroczeniu limitów planu. Archiwum zawiera wiadomości i załączniki w postaci, którą wczytasz do innego programu. Nie zatrzymujemy Twoich danych u siebie.

Umowa powierzenia przetwarzania danych

Jeśli przetwarzasz w tej usłudze dane osobowe swoich klientów, potrzebujesz umowy powierzenia. Poniżej znajdziesz wzór do podpisania.

Zgłaszanie incydentów

Jeśli znalazłeś podatność albo podejrzewasz naruszenie bezpieczeństwa, napisz na kontakt@multimail.io. Odpowiadamy na takie zgłoszenia priorytetowo.

Operator usługi